Ultimus 流程優先選取方法

目的

Ultimus 的流程優先選取方法 (Process Selection and Prioritization Methodology ,UPSPM) 是起始 BPM 工作的一部份，為一個選取應該優先做自動化及改善流程的系統性方法，此方法適用於剛開始著手BPM或是正在擴展既有BPM系統的企業。

一般來說，在企業考慮引用 BPM 系統的第一步，往往就面臨到流程自動化的優先順序問題，儘管同時存在著許多潛在流程還有待評估。到底那些重要的流程應該優先處理？由於企業並沒有這方面的經驗，使得選擇上很困難，然而，能成功導入 BPM 系統相當關鍵的一環就是選擇第一優先需自動化的流程，若能成功地選擇了第一優先流程，就更能幫助 BPM 順利地推廣。 通常，組織會選擇明顯影響攸關存亡的重要流程當起始點，然後卻發現無法繼續拓展 BPM，原因是在一開始的時候並沒有去發掘並判斷組織系統中其他潛在流程的優先順序。

Ultimus 的流程優先選取方法（UPSPM）就能夠很容易地辨識潛在流程、做優先順序排列並依據定義好的模組作內部的討論，此方法利用工作表來簡化資料的收集並計算流程的優先順序。

範圍

推 BPM 時，選擇並排列流程的優先順序是一種藝術。此流程優先選取方法之範圍所能提供最後抉擇的準則有限，因為能絕對無誤差選出最後決定的方法並不存在，且 UPSPM 並不能當作企業決策、評量企業主與資源擁有者優先權重的替代品。

方法概要

UPSPM 是讓組織來辨識並優先排列將被 BPM 自動化的流程，此方法將考慮四項自動化流程選擇的重要範疇：

1. BPM 贊助者的優先順序。BPM 是否能成功導入的重要因素之一，在於確認流程自動化須能夠達到贊助者所期望的結果。
2. 被自動化流程的合適性。被選擇要做自動化的流程須呈現某些特性，這些特性可讓它們更適於成功地被自動化，若利用 BPM 來自動化缺乏這些特性的流程則無法產生預期的效益。
3. 組織技術環境已準備就緒。為了讓 BPM 成功導入，組織必須具備能支援這些被選擇自動化流程所需要的 IT 環境。
4. 員工或參與者已準備就緒。員工與參與者必須都已準備就緒，且願意調整因應 BPM 的導入。

選擇第一優先流程自動化的成功案例，如主要印鈔機製造商 KBA-Giori (KBA)，由CentreCon 德國工作流程與生命週期管理的主要顧問服務公司協助完成其BPM的導入。CentreCon 總經理 Carsten Melz 則表示：「我們建議自動化的第一個流程是 KBA Inquiry，也就是零件申請流程。因為它是與客戶滿意度最有關係的流程之一，必須小心處理。此流程過去通常是以零件、組合或將技術分析資料需求傳真至 KBA Würzburg 作為開始。如果機器不在 Würzburg 製造，申請單便會轉到 KBA Mödling。然後由個別的生產工廠提供報價。由於所有不同廠之間的溝通都必須透過 KBA Würzburg，溝通路徑經常變得複雜，造成瓶頸也在所難免。同時，透過傳真溝通非常耗時又浪費紙張。」

欲了解更多流程自動化優先選取技術與內容，請與我們聯絡。